Podstawowymi filarami tej techniki są fazy planowania, śledzenia postępów, a nawet ich nagrywania, edycji i wizualizacji. W fazie planowania ustala się priorytety i zapisuje na liście zadań na bieżący dzień. Niezbędne jest realistyczne oszacowanie wysiłku potrzebnego do realizacji zadania. Na początek może wystarczyć ołówek i kartka papieru, na której zapisuje się plan działania, a także dodatkowe spostrzeżenia w trakcie pracy i podsumowanie. Grunt to rzetelna analiza i ocena, jak nam poszło. Nikt nas nie rozlicza, nie kontroluje, dlatego powinniśmy być uczciwi wobec siebie. Ważnym elementem tej techniki jest redukcja przeszkód wewnętrznych (dygresje, odbieganie od głównego tematu zadania) oraz zewnętrznych (telefonowanie, uczestnictwo w mediach społecznościowych). Takie przerwy trzeba zapisać do późniejszego przeanalizowania.

Włoska robota

Technikę tę wymyślił w latach 80. XX wieku Francesco Cirillo. Podczas studiów Włoch używał kuchennego czasomierza w kształcie pomidora, którym odmierzał czas na naukę. Nastawiał 25-minutowe odcinki czasu pracy (pomodoros), pomiędzy którymi robił przerwy. Pozwoliło mu to lepiej organizować czas nauki i innych obowiązków. Gdy tylko „pomodoro” zostało ukończone, przekreślał je, co dawało mu poczucie sukcesu i dostarczało danych do późniejszej autorefleksji i wskazówek do dalszego zarządzania projektem.

Podzielić czas pracy

Technika Pomodoro pozwala na lepsze zarządzanie czasem. 25 minut według autora metody to maksymalny czas, w którym można pracować intelektualnie bez przemęczenia. Zadanie, które na początku wydaje się niewykonalne, podzielone na akceptowalne dla umysłu odcinki, wykonuje się etapami, krok po kroku. W tej metodzie czas nie jest naszym wrogiem, a pręgierz deadline’u nie blokuje nas. Maksymalnie wykorzystujemy czas, więc pracujemy lub uczymy się produktywniej, a nie dłużej, ale mniej skutecznie. Dzięki częstym zaplanowanym przerwom unikamy przepracowania i wypalenia. „Rozpraszacze”, w tym media społecznościowe i telefon, przestają dezorganizować nam pracę, skupiamy się tylko na wyznaczonych zadaniach. Stosowanie techniki Pomodoro poprawia równowagę życiową. Wcześniej po mało produktywnym dniu nie potrafiliśmy się zrelaksować w czasie wolnym. Dzięki wykorzystaniu Pomodoro poczujemy się lepiej po pracy! Efektywne zarządzanie czasem daje szansę uzyskania lepszych wyników w pracy lub nauce, możemy więc dostać się na wymarzone studia, zdobyć dobrą pracę lub otrzymać awans.

Praktyczne wskazówki stosowania Pomodoro

• Przede wszystkim musimy mieć czasomierz: może to być dowolne urządzenie, choćby timer w telefonie.
• Zróbmy listę zadań do wykonania na kartce lub w formie elektronicznej. Może to być kilka małych spraw do zrealizowania (np. zadzwonić do klienta, odpisać na mejle, uporządkować foldery na komputerze itp.) lub jedna duża podzielona na mniejsze części (np. przeczytać jeden rozdział w podręczniku, napisać wstęp i punkt pierwszy tekstu itp.).
• Uporządkujmy zadania od najważniejszych do mniej ważnych. Wtedy już po pierwszych „pomidorach” odczujemy satysfakcję z wykonania kluczowych zadań. Bardzo ważne jest dobre planowanie, gdyż każde zadanie powinno być możliwe do wykonania w 25 minut. Bądźmy realistami; jeśli wiadomo, że zajmie nam ono więcej czasu, podzielmy je na mniejsze części.
• Ustawmy czasomierz dokładnie na 25 minut. Włączmy go i skupmy się na pierwszym zadaniu z listy, spróbujmy zrealizować cel. Jeśli zorientujemy się, że trzeba wykonać dodatkowe zadania, dopiszmy je do listy jako oddzielne punkty.
• Gdy usłyszymy dzwonek czasomierza, oznaczamy na liście zadanie jako wykonane. A  jeśli nie udało się go w pełni zrealizować? Dopiszmy jako kolejne zadanie do swojej listy.
• Po pierwszym „pomodoro” mamy czas na krótką, około 5-minutową przerwę. W tym czasie nie róbmy niczego związanego z pracą lub nauką. Można przejść się po mieszkaniu lub biurze, wyjść na balkon, porozciągać się, wypić szklankę wody.
• Po krótkiej przerwie rozpoczynamy kolejne 25-minutowe „pomodoro”. Taki schemat powtarzamy cztery razy. Po czwartym komplecie robimy dłuższą, 15-, 30-minutową, przerwę. To dobry moment na przygotowanie kawy lub herbaty, zjedzenie posiłku czy też rozmowę ze znajomym. W tym czasie organizm odpoczywa i przygotowuje się do kolejnej rundy czterech „pomodoro”.

Ile pomidorów dziennie?

Czas potrzebny na pracę z „pomodoro” określany jest indywidualnie, w zależności od zadań, jakie dana osoba ma do wykonania, oraz jej możliwości intelektualnych i fizycznych. Uwzględnić trzeba także stan zdrowia, przebyte choroby, osłabienie. Czasem będzie to jedna sesja dziennie, czasem kilka albo nawet cały dzień pracy przeprowadzony w ten sposób. Ważne są skutki krótkoterminowe – wykonanie określonego zadania, oraz długofalowe – poprawa tempa pracy, efektywności wykorzystania czasu. Wiele późniejszych rozwiązań dotyczących efektywnego zarządzania czasem wykorzystuje technikę Pomodoro. Zmieniają się odcinki czasowe pracy oraz przerw, jednak zasady ogólne pozostają niezmienne: określony czas na wysiłek i na odpoczynek. Spójrzmy na dzieci, które potrafią skupić się na jednym zajęciu czy zabawie tak, że nie docierają do nich sygnały z otoczenia. Matki często niepokoją się, że słuch ich dziecka szwankuje, bo malec nie reaguje na wołanie, a on po prostu jest bardzo zajęty. Bądźmy więc w pracy jak dzieci – skupieni na maksa!