Wielozadaniowość, czyli multitasking, to pojęcie wywodzące się z terminologii dotyczącej komputerowych systemów operacyjnych (ang. computer multitasking), które szybko zaczęto wykorzystywać do opisu wykonywania zadań przez człowieka. Oceny umiejętności wykonywania kilku czynności jednocześnie zazwyczaj dokonuje się w kontekście kompetencji pracowników. O multitaskingu mówi się wtedy, gdy pracownik jest w stanie szybko „przełączyć” się między poszczególnymi zadaniami.

Nie każdy jest Harrym Kahnem

W zeszłym stuleciu zasłynął Harry Kahne, który wielozadaniowość miał we krwi. Podczas występu odczytywał na głos tytuły gazet, jedną ręką zapisywał je od tyłu i do góry nogami, a drugą robił to samo w lustrzanym odbiciu. Jednocześnie dzielił wielomilionową liczbę przez 4, a kolejne 7 wielomilionowych liczb dodawał. Ponadto przez cały czas prowadził dialog z publicznością. Te wszystkie czynności wykonywał jednocześnie! Harry Kahne stworzył nawet specjalny kurs, w którym zamieścił zadania umysłowe mające nauczyć ludzi jego niesamowitych zdolności. Niestety, drugiego Harry’ego Kahna nie było. Badania przeprowadzone wiele lat później pokazały, że nie da się nauczyć multitaskingu, ale bardzo niewielki odsetek ludzi ma tendencję do wielozadaniowości, która w ich przypadku nie powoduje obniżenia jakości wykonania poszczególnych zadań. Jest to jednak niewielki odsetek społeczeństwa. Uznano więc, że multitasking to nie umiejętność, a wrodzona predyspozycja.

Nie wszystko naraz

Nasz mózg ma ogromne trudności w wykonywaniu więcej niż jednej czynności jednocześnie. Pokazały to badania wykonane w 2001 roku przez trójkę badaczy z Uniwersytetu w Michigan. Udowodnili oni, że spadek wydajności podczas wykonywania kilku czynności jednocześnie może sięgać nawet 40 procent. To spadek efektywności o blisko połowę! Nasz mózg nie potrafi skoncentrować uwagi na chociażby dwóch czynnościach jednocześnie. Oznacza to, że kiedy wykonujemy dwie czynności jednocześnie, mózg tak naprawdę przełącza uwagę pomiędzy jedną czynnością a drugą, co daje złudne poczucie skupiania się na nich w tej samej chwili. Za każdym razem, kiedy dochodzi do takiego przełączenia uwagi, mózg potrzebuje kolejnej milisekundy na „złapanie uwagi” i zdanie sobie sprawy z tego, co aktualnie się dzieje. To przełączanie uwagi pomiędzy czynnościami jest właśnie najbardziej niekorzystne, ponieważ bardzo męczy mózg, powodując duży spadek efektywności. I choć krótkoterminowo wydaje się nam, że robimy więcej, to w efekcie jakość wykonanej pracy jest zdecydowanie niższa. Osoby, które np. uczą się do egzaminu i jednocześnie sprawdzają regularnie media społecznościowe, wypadają statystycznie gorzej na egzaminach od osób, które nie ulegają „rozpraszaczom” w trakcie nauki.

Podczas pracy nad jednym zadaniem obie strony kory przedczołowej odpowiedzialnej za skupienie współpracują ze sobą w harmonii. W przypadku dwóch różnych zadań, jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale w Paryżu, poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów. Podobnie uważają eksperci z University of Southern California, twierdząc, że multitasking przyczynia się do większej liczby błędów i generalnie gorszej jakości wykonania zadań. Badacze z University of London dowodzą natomiast, że multitasking wpływa na mózg podobnie jak palenie marihuany lub brak snu w nocy. Iloraz inteligencji (IQ) badanych dorosłych, którzy wykonywali wiele zadań jednocześnie, spadał średnio o 15 punktów i był porównywalny do 8-latka.

Małe i wielkie skutki wielozadaniowości

Co ciekawe, z badania pracowników Yale School of Management wynika, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. Mówi się wówczas o „iluzji” multitaskingu. Błędy i brak koncentracji pojawiają się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo różne czynności, np. oglądamy telewizję i czytamy książkę. Multitasking nie jest wyłącznie zły i szkodliwy. Mało obciążające wydaje się stosowanie go w czynnościach niewymagających od nas zbytniej uwagi, jak np. gotowanie i słuchanie audiobooka albo nauka słówek przez słuchawki podczas biegania. Większość matek uważa (niekiedy żartobliwie), że pracuje na wiele etatów jednocześnie. Jednak część tych czynności wykonują one rutynowo, niemal automatycznie, jak np. doglądanie gotowania, przez co więcej skupienia osiągają nad zadaniem głównym, jak choćby karmieniem dziecka. Nie można porównywać skutków jednoczesnego oglądania meczu i rozmowy z kimś z jazdą samochodem i rozmawianiem przez telefon – nawet przez zestaw głośnomówiący, bo skutki tej drugiej sytuacji mogą być tragiczne.

Skazani na multitasking

W większości przypadków wykonywanie wielu różnorodnych zadań wpływa niekorzystnie na rezultaty, jednak nie zawsze mamy wybór. Jeśli stanowisko wymaga od nas wykonywania wielu zadań naraz lub ciągłego przeskakiwania między nimi, powinniśmy być odpowiednio przygotowani. Planowanie zadań i tworzenie list do zrobienia to kluczowa zasada, której powinniśmy się trzymać. Jeśli chcemy dobrze i sprawnie wykonywać wiele zadań naraz, musimy dokładnie zaplanować swoją pracę. Dzięki temu będzie wiadomo, jakie i w jakiej kolejności zadania wykonywać. Pomoże w tym spis obowiązków, np. lista ułożona w kolejności od najbardziej priorytetowych zadań. Oto kilka wskazówek:

• Tworzyć notatki. Kiedy mamy wiele zadań do wykonania, bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć. Dlatego tak ważne jest tworzenie notatek – zarówno dotyczących szczegółów wykonywanych obowiązków, jak również pomysłów, które wykorzystamy w przyszłości. W ten sposób wspieramy swój przeciążony wielozadaniowością mózg.
• Grupować zadania. Z badań wynika, że multitasking daje dobre efekty, kiedy poszczególne zadania są do siebie podobne. Dlatego, planując pracę, warto pogrupować swoje obowiązki według ich podobieństwa. Na przykład: w pierwszej połowie dnia odpisujemy na mejle klientów oraz kontaktujemy się z nimi telefonicznie, a w drugiej połowie — przygotowujemy analizy czy jej prezentację z wynikami. Staramy się nie wykonywać naraz lub od razu po sobie zadań całkowicie innego rodzaju.
• Kończyć rozpoczęte prace. O ile jest to możliwe, staramy się kończyć to, co zaczęliśmy. Unikamy sytuacji, w których mamy rozgrzebane kilka lub kilkanaście projektów, ale żaden nie jest ukończony. Bardzo trudno będzie się w nich połapać i spada nasza motywacja. W pracy bardzo ważne jest, aby kończyć zadania i mieć poczucie dobrze zrealizowanych obowiązków.
• Dbać o „work-life balance” – równowagę pracy i życia. Nie zapominajmy o odpoczynku i życiu prywatnym. Brak snu, litry kawy i sporadyczny kontakt z bliskimi nie pomagają uporać się z zadaniami w pracy. Postarajmy się wyznaczyć wyraźną granicę między czasem pracy a życiem prywatnym. O ile to możliwe, starajmy się wykonywać swoje zadania w regularnych godzinach i nie korzystać ze służbowego mejla w weekend czy podczas wakacji.
• Unikać „rozpraszaczy”. Skupienie na pracy jest trudne, kiedy jesteśmy atakowani przez wiele bodźców zewnętrznych. Gdy wykonujemy swoje zadania, unikajmy przeglądania portali społecznościowych, pisania postów do znajomych czy też oglądania kątem oka telewizji. Zadbajmy, aby nasze środowisko pracy było wolne od tego typy „rozpraszaczy”.

Pomóc również może metoda zwana techniką Pomodoro, o której już wkrótce.